¿Qué correos son para mi?

Ya hemos hablado del problema que es recibir muchos correos. Ahora os propongo un método muy sencillo para distinguir rápidamente qué correos no requieren nuestra atención directa.

La idea es marcar de alguna forma qué correos nos afectan directamente y cuáles podemos leer de forma rápida. Para ello vamos a distinguir los correos en tres grupos:

1. los que son directamente para nosotros: con lo que seguramente tendremos que contestarlos o realizar una tarea
2. los correos en los que estamos en copia (CC): con lo que simplemente debemos darnos por enterados y no es necesario que contestemos
3. los correos que nos llegan porque estamos en una lista de distribución: con lo que la responsabilidad de atenderle se reparte entre un grupo de gente.

Para ello, vamos a distinguirlos de manera gráfica usando Outlook 2003 siguiendo estos pasos:

1.- Vamos al menú "View" / "Arrange By" / "Current View" / "Customize Current View"

2.- En la ventana que aparece, seleccionamos "Automatic Formatting"

3.- Por defecto aparecen las reglas que marcan los correos según están leidos o no, según su importancia, etc. Vamos a añadir 3 nuevas reglas que nos cambien el color de los correos según:

• Nosotros estamos en el campo "Para" ("To:"): mostramos el mensaje en formato normal (por defecto con letra negra)
• Nosotros estamos en el campo "Copia" ("CC:"): mostramos el mensaje en otro color que destaque poco (yo he escogido verde)
• No estamos ni en el campo "Para" ni en el "Copia" (estamos en una lista de distribución): ponemos el mensaje en un color que destaque muy poco (yo he escogido gris)

En las siguientes pantallas os muestro cómo se llama cada regla, qué color escogo y qué condición pongo. Atentos tambien al orden en que aparecen las reglas en la lista, ya que es importante porque se aplican en orden. Tambien tened en cuenta que cuando pongais la regla "Otros" os pedirá confirmación, ya que tal y como está pensado el sistema, se aplicará a todos los mensajes que no se vean afectados por ninguna regla anterior (que es precisamente lo que queremos)

Regla que se aplica a los correos destinados directamente a nosotros (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica a los correos en los que estamos en copia (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica al resto de correos (pulsar en la imagen para agrandar):

Este truco es una demostración de que el ordenador tiene que ayudarnos a organizarnos. Si hay tareas que nos roban tiempo, tenemos que buscar cómo simplificarlas. Despues de todo, el trabajo de máquinas lo deberían hacer las máquinas, ¿no?